Niniejszy dokument przedstawia informacje dotyczące zasad przetwarzania Pani/Pana danych osobowych:
Administrator.
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Drobot Popławski Przybyłowicz Liszka-Gronek Radcowie Prawni Spółka Partnerska z siedzibą w Krakowie, ul. Smoleńsk 29, 31-112 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, KRS: 0000303857, REGON: 120677497, NIP: 6772309752, zwana dalej „Administratorem”.
Dane kontaktowe.
We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych z Administratorem można się kontaktować w następujący sposób:
Zakres przetwarzania danych osobowych.
I.Przetwarzanie danych osobowych w przypadku podjęcia kontaktu z Administratorem.
W celu komunikacji z Panią/Panem w odpowiedzi na podjęty kontakt z Administratorem (np. złożone zapytanie ofertowe, kontakt telefoniczny, kontakt mailowy), Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe obejmujące w szczególności: imię, nazwisko, adres korespondencyjny, adres poczty elektronicznej, numer telefonu oraz wszelkie inne dane osobowe podane przez Panią/Pana w ramach komunikacji. Administrator przetwarza powyższe dane osobowe na podstawie art. 6 ust.1 lit. f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora w postaci podjęcia kontaktu i udzielenia odpowiedzi na zgłoszone zapytanie, a także dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami). Podane przez Panią/Pana dane osobowe w niniejszym przypadku nie powinny obejmować szczególnych kategorii danych, o których mowa w art. 9 RODO.
Dane osobowe przetwarzane na podstawie, o której mowa w pkt 1 powyżej, będą przechowywane przez okres komunikacji oraz przez niezbędny okres w celu ewentualnego ponownego podjęcia komunikacji (co do zasady nie dłużej niż przez okres 1 roku licząc od ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym doszło do zakończenia komunikacji), a także przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
Podanie danych nie jest obowiązkiem ustawowym ani umownym. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu podjęcia komunikacji z Administratorem. Konsekwencją niepodania przez Panią/Pana danych osobowych jest brak możliwości uzyskania odpowiedzi na podjęty kontakt z Administratorem.
II.Przetwarzanie danych osobowych w związku z zawarciem i wykonaniem umowy z klientem lub kontrahentem będącym osobą fizyczną.
a) W celu zawarcia i wykonania umowy z Panią/Panem oraz prowadzenia korespondencji służbowej Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe obejmujące w szczególności: imię, nazwisko, numer PESEL, adres zamieszkania, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, numer rachunku bankowego służący do rozliczeń z Administratorem, a w przypadku prowadzenia przez Panią/Pana działalności gospodarczej także firmę prowadzonej działalności gospodarczej, adres prowadzonej działalności gospodarczej, NIP, REGON, oraz wszelkie inne dane osobowe zawarte w informacjach i dokumentach przekazanych przez Panią/Pana Administratorowi. Administrator przetwarza powyższe dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy);
b) W celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze związanych z wykonywaniem i rozliczeniem wykonania umowy z Panią/Panem, a w szczególności obowiązków finansowo-księgowych, obowiązków z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, a także wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa regulujących postępowania mające zastosowanie w ramach umowy zawartej z Panią/Panem, Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe obejmujące w szczególności: imię, nazwisko, numer PESEL, adres zamieszkania, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, numer rachunku bankowego służący do rozliczeń z Administratorem, a w przypadku prowadzenia przez Panią/Pana działalności gospodarczej także firmę prowadzonej działalności gospodarczej, adres prowadzonej działalności gospodarczej, NIP, REGON, oraz wszelkie inne dane osobowe zawarte w informacjach i dokumentach przekazanych przez Panią/Pana Administratorowi oraz wszelkie inne dane osobowe przetwarzane w zakresie wynikającym z przepisów prawa. Administrator przetwarza powyższe dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) w związku z art. 5c ustawy o radcach prawnych oraz na podstawie innych przepisów prawa, z których wynika obowiązek lub prawo do przetwarzania danych w postępowaniach mających zastosowanie w ramach umowy zawartej z Panią/Panem;
c) W celu zabezpieczenia danych na wypadek ewentualnych roszczeń Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe obejmujące w szczególności: imię, nazwisko, numer PESEL, adres zamieszkania, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, numer rachunku bankowego służący do rozliczeń z Administratorem, a w przypadku prowadzenia przez Panią/Pana działalności gospodarczej także firmę prowadzonej działalności gospodarczej, adres prowadzonej działalności gospodarczej, NIP, REGON, oraz wszelkie inne dane osobowe zawarte w informacjach i dokumentach przekazanych przez Panią/Pana Administratorowi. Administrator przetwarza powyższe dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (tj. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora w postaci dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami);
d) W przypadku przekazania przez Panią/Pana Administratorowi dotyczących Pani/Pana danych osobowych należących do szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (tj. danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, danych genetycznych, danych biometrycznych, danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej), Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe w celu świadczenia pomocy prawnej oraz wykonywania zawodu radcy prawnego i adwokata na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f) RODO (tj. przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami lub w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy).
2. Okres przechowywania danych osobowych:
a) Dane osobowe przetwarzane na podstawach, o których mowa w pkt 1 powyżej, będą przechowywane co najmniej przez okres wykonania umowy z Panią/Panem oraz prowadzenia korespondencji służbowej, jak również przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń lub przez okres niezbędny do wypełnienia przez Administratora ciążących na nim obowiązków prawnych (w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i przepisów o rachunkowości);
b)W przypadku gdy Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w ramach wykonywania zawodu przez radców prawnych i adwokatów, będą one przechowywane do 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie, w którym dane osobowe zostały zgromadzone.
3. Obowiązek podania danych osobowych oraz konsekwencje ich niepodania.
Podanie przez Panią/Pana danych osobowych przetwarzanych na podstawach, o których mowa w pkt 1 powyżej, jest obowiązkowe, jest obowiązkiem umownym i jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, świadczenia pomocy prawnej, prowadzenia korespondencji służbowej oraz wykonania przez Administratora ciążących na nim obowiązków prawnych. Konsekwencją niepodania przez Panią/Pana tych danych osobowych jest brak możliwości zawarcia i wykonania umowy, świadczenia pomocy prawnej oraz prowadzenia korespondencji służbowej.
III. Przetwarzanie danych osobowych osób reprezentujących lub osób kontaktowych wskazanych przez klienta lub kontrahenta.
a) W celu zawarcia i wykonania umowy z klientem lub kontrahentem, prowadzenia korespondencji służbowej, zabezpieczenia danych na wypadek ewentualnych roszczeń Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe obejmujące w szczególności: imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, stanowisko oraz inne dane zawarte w wystawianych przez klienta lub kontrahenta dokumentach rozliczeniowych. Administrator przetwarza powyższe dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (tj. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora w postaci zawierania i wykonania umów z klientami lub kontrahentami oraz dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami);
b) W celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze związanych z wykonywaniem i rozliczeniem wykonania umowy z klientem lub kontrahentem, a w szczególności obowiązków finansowo-księgowych, obowiązków z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, a także wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa regulujących postępowania mające zastosowanie w ramach umowy zawartej z klientem lub kontrahentem, Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe obejmujące w szczególności: imię, nazwisko, numer PESEL, adres zamieszkania, adres poczty elektronicznej, numer telefonu oraz wszelkie inne dane osobowe zawarte w informacjach i dokumentach przekazanych przez Panią/Pana Administratorowi oraz wszelkie inne dane osobowe przetwarzane w zakresie wynikającym z przepisów prawa. Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) oraz na podstawie innych przepisów prawa, z których wynika obowiązek lub prawo do przetwarzania danych w postępowaniach mających zastosowanie w ramach umowy zawartej z klientem lub kontrahentem.
2. Okres przechowywania danych osobowych.
Dane osobowe przetwarzane na podstawach, o których mowa w pkt 1 powyżej, będą przechowywane co najmniej przez okres wykonania umowy z klientem lub kontrahentem, prowadzenia korespondencji służbowej, jak również przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń lub przez okres niezbędny do wypełnienia przez Administratora ciążących na nim obowiązków prawnych (w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i przepisów o rachunkowości).
Jeżeli Pani/Pan nie przekazywał swoich danych bezpośrednio Administratorowi, zostały mu one udostępnione przez klienta lub kontrahenta w imieniu, którego Pani/Pan działa.
IV. Przetwarzanie danych osobowych w procesie rekrutacyjnym prowadzonym przez Administratora.
a) W celu przeprowadzenia procesu rekrutacji z Pani/Pana udziałem Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie art. 221 1 Kodeksu pracy w związku z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (tj. przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy);
b) W celu przeprowadzenia procesu rekrutacji z Pani/Pana udziałem Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe inne niż wymienione w art. 221 1 Kodeksu pracy podane przez Panią/Pana w zgłoszeniu rekrutacyjnym i w przesłanych dokumentach rekrutacyjnych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (tj. zgody na przetwarzanie danych osobowych wyrażonej w zgłoszeniu rekrutacyjnym);
c) W celu przeprowadzenia przyszłych procesów rekrutacji z Pani/Pana udziałem Administrator przetwarza Pani/Pana dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (tj. zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartej w zgłoszeniu rekrutacyjnym, jeżeli wyraziła Pani/ wyraził Pan zgodę na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w przyszłych procesach rekrutacyjnych);
d) W celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze związanych z przeprowadzeniem procesu rekrutacji z Pani/Pana udziałem Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie 6 ust. 1 lit. c) RODO (tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze);
e) W celu zabezpieczenia danych na wypadek ewentualnych roszczeń Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (tj. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora w postaci dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami).
2. Okres przechowywania danych osobowych:
a) Dane osobowe przetwarzane na podstawach, o których mowa w pkt 1 lit. a, d i e powyżej, będą przechowywane co najmniej przez okres trwania procesu rekrutacyjnego, jak również przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń lub przez okres niezbędny do wypełnienia przez Administratora ciążących na nim obowiązków prawnych;
b) Dane osobowe przetwarzane na podstawie zgody, o której mowa w pkt 1 lit. b powyżej, będą przechowywane do czasu cofnięcia przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie danych osobowych, nie dłużej jednak niż przez okres niezbędny dla celów procesów rekrutacji realizowanych przez Administratora;
c) Dane osobowe przetwarzane na podstawie zgody, o której mowa w pkt 1 lit. c powyżej, będą przechowywane do czasu cofnięcia przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie danych osobowych, nie dłużej jednak niż przez okres 12 miesięcy od dnia wyrażenia zgody.
3. Obowiązek podania danych osobowych oraz konsekwencje ich niepodania:
a) Podanie przez Panią/Pana danych osobowych przetwarzanych na podstawach, o których mowa w pkt 1 lit. a, d i e powyżej, jest obowiązkowe, jest obowiązkiem umownym i jest niezbędne do wzięcia udziału w procesie rekrutacji oraz wykonania przez Administratora ciążących na nim obowiązków prawnych. Konsekwencją niepodania przez Panią/Pana tych danych osobowych jest brak możliwości wzięcia przez Panią/Pana udziału w procesie rekrutacji;
b) Podanie przez Panią/Pana danych osobowych przetwarzanych na podstawach, o których mowa w pkt 1 lit. b i c powyżej, nie jest obowiązkiem ustawowym ani umownym i jest dobrowolne. Konsekwencją niepodania przez Panią/Pana danych osobowych jest brak możliwości uwzględnienia w procesie rekrutacyjnym przesłanych przez Panią/Pana dokumentów rekrutacyjnych oraz wykorzystania Pani/Pana zgłoszenia w przyszłych procesach rekrutacyjnych.
V. Przetwarzanie danych osobowych w związku z promowaniem usług Administratora.
a) W celu promowania usług Administrator przetwarza podane przez Panią/Pana dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora w postaci prowadzenia marketingu bezpośredniego przez Administratora);
b) W celu promowania usług za pośrednictwem telekomunikacyjnych urządzeń końcowych Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie art. 10 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2002 Nr 144, poz. 1204 ze zm.) i art. 172 ustawy z 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne (Dz.U. z 2004 r. nr 171, poz. 1800 ze zm.), jeżeli wyrazi Pani/Pan zgodę na otrzymywanie komunikatów marketingowych na podany adres poczty elektronicznej lub numer telefonu.
2. Okres przechowywania danych osobowych:
a) Dane osobowe przetwarzane na podstawie, o której mowa w pkt 1 lit. a powyżej, będą przechowywane do czasu wniesienia przez Panią/Pana sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, nie dłużej jednak niż przez okres niezbędny dla celów realizowanych przez Administratora;
b) Dane osobowe przetwarzane na podstawie, o której mowa w pkt 1 lit. b powyżej, będą przechowywane do czasu cofnięcia przez Panią/Pana zgody, nie dłużej jednak niż przez okres niezbędny dla celów realizowanych przez Administratora.
3. Obowiązek podania danych osobowych oraz konsekwencje ich niepodania.
Podanie przez Panią/Pana danych osobowych przetwarzanych na podstawach, o których mowa w pkt 1 lit. a i b powyżej, nie jest obowiązkiem ustawowym ani umownym i jest dobrowolne. Konsekwencją niepodania przez Panią/Pana danych osobowych jest brak możliwości promowania wobec Pani/Pana usług Administratora.
Odbiorcy danych osobowych.
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą podmioty, wobec których Administrator jest zobowiązany do przekazania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, a także podmioty współpracujące z Administratorem i zobowiązani do zachowania danych osobowych w tajemnicy prawnicy, radcowie prawni, adwokaci oraz podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi w zakresie niezbędnym dla realizacji celów, w związku z którymi Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe (tj. w szczególności usługi doradcze, księgowe, IT, transportowe, dostarczające przesyłki kurierskie i pocztę).
Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych.
Dane osobowe nie są przekazywane do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowej.
Prawa osób, których dotyczą dane osobowe przetwarzane przez Administratora.
a) prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych, o którym mowa w art. 13 RODO, w tym prawo do uzyskania informacji o tożsamości i danych kontaktowych Administratora, celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie przetwarzanych danych, odbiorcach danych, okresie przechowywania danych, profilowaniu;
b) prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych, o którym mowa w art. 15 RODO, a w tym prawo do uzyskania od Administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe Pani/Pana dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, jest Pani/Pan uprawniony do uzyskania dostępu do nich oraz informacji, o których mowa w art. 13 RODO;
c) prawo do sprostowania danych osobowych, o którym mowa w art. 16 RODO, a w tym prawo żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących Pani/Pana danych osobowych, które są nieprawidłowe oraz, z uwzględnieniem celów przetwarzania, prawo żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym poprzez przedstawienie dodatkowego oświadczenia;
d) prawo do usunięcia danych osobowych, o którym mowa w art. 17 RODO, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych w art. 17 ust. 1 RODO;
e) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych, o którym mowa w art. 18 RODO, w przypadkach, o których mowa w art. 18 ust. 1 RODO;
f) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, o którym mowa w art. 21 RODO z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących Pani/Pana danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e) lub f), w tym profilowania na podstawie tych przepisów;
g) prawo do przenoszenia danych, o którym mowa w art. 20 RODO, obejmujące prawo otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe Pani/Pana dotyczące, które dostarczył Administratorowi, oraz prawo do przesłania tych danych osobowych innemu administratorowi bez przeszkód ze strony Administratora, któremu dostarczono te dane osobowe, jeżeli wystąpią okoliczności, o których mowa w art. 20 RODO;
h) w przypadku przetwarzania przez Administratora danych osobowych na podstawie zgody udzielonej przez Panią/Pana (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych, o którym mowa w art. 7 ust. 3 RODO, w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
i) prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie dotyczących Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.
2. Prawo dostępu do Pani/Pana danych, prawo do ograniczenia przetwarzania oraz obowiązek Administratora powiadomienia o sprostowaniu lub usunięciu danych osobowych lub o ograniczeniu przetwarzania stosuje się w zakresie, w jakim nie będzie to prowadziło do naruszenia obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej wynikającej z ustawy o radcach prawnych i prawa o adwokaturze.
3. Prawa do sprzeciwu nie stosuje się w przypadku danych osobowych pozyskanych przez radcę prawnego lub adwokata w związku z udzielaniem pomocy prawnej.
Źródło pochodzenia danych osobowych.
Co do zasady Pani/Pana dane osobowe Administrator pozyskuje bezpośrednio od Pani/Pana. Dane osób reprezentujących klientów lub kontrahentów oraz osób kontaktowych wskazanych przez klientów lub kontrahentów, a także dane osobowe ich przeciwników lub innych osób mogą być przekazywane Administratorowi przez klientów i kontrahentów Administratora w treści zawieranych umów, wiadomości i dokumentów przekazywanych Administratorowi. Zakres takich danych to w szczególności: imię (imiona), nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko. Administrator może także pozyskiwać dane z ogólnodostępnych źródeł, takich jak Centralna Informacja Krajowego Rejestru Sądowego, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, tzw. „Biała lista podatników”, rejestr podmiotów wykonujących działalność leczniczą, Baza Internetowa REGON, system Elektronicznych Ksiąg Wieczystych, inne publicznie dostępne rejestry i bazy – w celu wykonywania działalności gospodarczej, próby nawiązania współpracy lub weryfikacji danych rejestrowych klienta lub kontrahenta oraz wykonywania umów z klientami i kontrahentami. Zakres pozyskanych danych jest zgodny z zakresem publicznie udostępnionych w tych rejestrach informacji.
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie.
Dane osobowe mogą być przetwarzane również za pomocą systemu informatycznego i odpowiedniego oprogramowania, przy czym dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ani profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO.